Les secrets d'un déménagement réussi de votre entreprise

De l’intention de déménager à la recherche de nouveaux locaux : définir la stratégie pour faire les bons choix

Un déménagement est toujours un défi pour une entreprise, quelles qu’en soient les motivations (fusion, rachat, développement d’activité...). Il faut une préparation méthodique pour faire face aux multiples enjeux posés par un transfert d’activité. Gestion des contrats, information du personnel, aménagement des locaux, organisation logistique et pilotage des prestataires... Quels sont les grandes étapes du processus et les points-clés à ne pas rater pour réussir votre déménagement d’entreprise ? Faites le point avant de vous lancer pour être sûr de ne rien oublier au passage.

A l’origine d’un déménagement, se trouve le plus souvent, pour l’entreprise, la nécessité de s’adapter à une évolution ou un changement de situation. L’intention de déménager relève généralement d’un vrai choix stratégique. Ce n’est pas une décision prise du jour au lendemain, mais un choix muri de longue date.

Les raisons peuvent être multiples. Il peut s’agir :

  • de regrouper différentes unités sur un même site ;
  • d’emménager dans des locaux plus grands pour faire face à un accroissement des effectifs ou un développement d’activité ;
  • de s’installer dans des locaux plus fonctionnels ;
  • de trouver un emplacement plus stratégique pour l’entreprise.

Dans tous les cas, il est, important de faire le point sur les motivations qui incitent l’entreprise à déménager. Cette réflexion préalable vous aidera ensuite à faire les bons choix et trouver des locaux adaptés.

Quand déménager ? Anticiper pour choisir le meilleur moment

Se pose, à la base, la question du bail et du préavis à donner avant le départ. Pour limiter les frais, il est vivement recommandé de respecter les contraintes de votre bail commercial. A savoir que les baux commerciaux imposent généralement un préavis de 6 mois avant la fin du contrat, ou par périodes de trois ans. Vous devez donc planifier votre déménagement en fonction de cette contrainte. Référez-vous à votre contrat de bail pour en connaître les détails.

Par ailleurs, vous devez choisir pour déménager une période durant laquelle l’activité est réduite afin de limiter les perturbations sur vos services. C’est pourquoi les entreprises choisissent généralement un week-end ou une période de vacances pour déménager.

La recherche de nouveaux locaux

Ça y est, la décision de déménager est actée par l’entreprise. Vous pouvez désormais vous lancer dans la recherche de locaux adaptés à vos objectifs stratégiques. Un audit des besoins et un inventaire des équipements à intégrer dans les nouveaux locaux pourront vous aider à préciser vos exigences en termes de superficie ou d’aménagements spécifiques.

Un conseil : informez au plus vite les salariés et le Comité Social et Economique (CSE) de votre intention de déménager l’entreprise. Vous pouvez même les associer aux recherches pour mettre toutes les chances de votre côté. Un déménagement d’entreprise peut en effet sérieusement impacter les conditions de travail des salariés. Il est donc important de pouvoir bénéficier de leur engagement dans le projet avant de lancer les opérations. S’ils sont impliqués dès le départ, les salariés se sentiront probablement plus concernés et plus motivés pour accomplir les tâches de préparation qui s’annoncent.

De la négociation du bail au choix du déménageur : choisir les intervenants et planifier les opérations

Après avoir trouvé de nouveaux locaux adaptés à vos besoins, vous allez pouvoir rentrer dans le vif du sujet. Mais il vous reste encore bien des étapes à franchir pour être prêts le jour J.

L’aménagement des nouveaux locaux

Même si vous trouvez des locaux adaptés à vos besoins, il est fort probable que vous soyez obligé de prévoir des travaux dans vos futurs espaces de travail. C’est la première chose à faire lorsque vous avez signé le bail.
Prévoyez des délais suffisants pour les aménagements et le nettoyage des locaux afin que tout soit prêt à temps à votre arrivée dans les lieux. N’oubliez pas non plus les travaux à réaliser dans vos anciens bureaux pour les remettre en état, si besoin.

L’élaboration du cahier des charges et le choix d’un déménageur

Le cahier des charges est un document essentiel pour préparer le déménagement, tant pour l’entreprise que pour le déménageur. Il doit :

  • présenter l’entreprise et les locaux (anciens et nouveaux) ;
  • définir précisément les besoins et les contraintes du déménagement ;
  • proposer un calendrier des opérations indiquant vos échéances et les périodes d’exécution.

Plus votre cahier des charges sera précis, plus il vous sera facile de choisir votre déménageur et juger de la qualité de son offre.

De la préparation en interne à la prise en charge des opérations par les déménageurs le jour J : coordonner des différentes interventions :

Lorsque vous avez choisi votre déménageur, vous allez devoir coordonner son intervention en liaison avec les équipes de l’entreprise.

Établir le plan d’implantation et l’étiquetage des éléments à déménager.

Une étude d’implantation doit être faite en liaison avec les départements concernés. Ce plan d’implantation peut être réalisé par des professionnels du transfert en tenant compte de vos besoins. C’est un repérage minutieux des lieux qui permet de créer ce plan à partir duquel vous pouvez vérifier que tous vos équipements pourront trouver leur place dans les nouveaux locaux.

Réalisé à partir du plan d’implantation, l’étiquetage des effets à déménager s’effectue généralement au moyen d’étiquettes affectées d’un code couleur symbolisant l’immeuble et/ou le plateau où ils vont être déposés. Chaque meuble, carton ou objet se voit ensuite affecter un code qui, repris sur le plan, permet aux déménageurs de connaître son emplacement exact (bureau, pièce…).

Bien préparer le déménagement d’entreprise en interne

La réussite d’un déménagement d’entreprise dépend de la participation de chaque "déménagé". Il est important de communiquer à tout le personnel des informations ciblées et rassurantes sur le déménagement et ses suites. Pour cela, il est utile, en amont du déménagement, d’organiser une ou plusieurs réunions d’information réunissant tous les services déménagés et les représentants de la société de déménagement.
Ces moments d’échange vous permettront de présenter à tous les collaborateurs les modalités de transfert, les règles à respecter et le rôle de chaque acteur. Vous pouvez procéder en plusieurs étapes pour faciliter les opérations. Par exemple avec une 1re phase consacrée aux archives, une 2e phase pour les bureaux et le mobilier et une dernière phase pour le parc informatique.

Le déménagement d’une entreprise est un travail de longue haleine qui ne peut s’improviser si vous souhaitez réussir votre transfert. Pour mettre toutes les chances de votre côté, vous devez établir un cahier des charges précis afin de choisir un déménageur compétent. Pour planifier vos opérations et vérifier que vous n’avez rien oublié au passage, n’hésitez pas à consulter notre checklist du déménagement d’entreprise.