Déménagement d’entreprise : notre checklist pour déménager en toute sérénité

Pour une entreprise, quelles que soient sa taille et son activité, la réussite d’un déménagement revêt plusieurs enjeux. Il s’agit durant la transition, de pouvoir assurer la productivité de l’entreprise, la conservation de ses biens et ressources (documents, matériel, machine, etc.), mais aussi de maintenir le confort du personnel. Vous devez donc vous y prendre à l’avance et veiller à ne rien oublier au passage. À partir de la prise de décision, on compte généralement 6 mois pour mener à bien toutes les formalités. Pour vous aider dans vos démarches, voici une checklist du déménagement d’entreprise, de l’acquisition des nouveaux locaux à l’installation complète sur site.

J-180 : lancement des formalités et planification

Donner son préavis

De toutes les démarches nécessaires au déménagement de l’entreprise, c’est souvent la cession du bail commercial qui marque le lancement des formalités. Signé en général pour une durée de 9 ans avec reconduction tacite tous les 3 ans, le bail est le plus souvent assorti d’un délai de cession de 6 mois. Vous devez en tenir compte pour résilier le bail afin de ne pas alourdir la facture pour cause de résiliation hors délais.

Réaliser un audit des locaux

Dès l’acquisition des nouveaux locaux, il est opportun de mener un audit pour anticiper l’implantation des bureaux et prévoir d’éventuels travaux avant emménagement. Les contraintes liées à la sécurité, à l’installation de matériel spécifique, ou de l’informatique, pourront ainsi être identifiées en amont.

Réfléchir à l’après

Un déménagement est souvent, à juste titre, l’occasion de s’interroger sur son mode de fonctionnement et ce qui est réellement utile à l’entreprise. Vous devez en profiter pour vous débarrasser de ce dont vous n’avez plus besoin et faire du tri dans les archives. Pour mener à bien ce travail de réflexion, vous pouvez commencer par un inventaire des éléments présents dans l’entreprise. Tout ce qui peut simplifier le déménagement doit être envisagé en amont pour éviter de perdre du temps inutilement.

Établir un cahier des charges pour le déménagement

Vous aurez sûrement besoin d’un déménageur pour transférer le matériel de l’entreprise d’un site à l’autre. Pour lancer l’appel d’offre et choisir votre prestataire, vous devez donc au préalable rédiger un cahier des charges précis servant à préciser vos attentes.
- Quand souhaitez-vous déménager ?
- Qui fait quoi, avant et pendant le déménagement ?
- Qui déménage le mobilier ?
- Qui fait la mise en carton ?
Tous ces points doivent être évoqués dans votre cahier des charges.

J-90 : choix du déménageur et aménagement des nouveaux locaux

Faire établir des devis

Au plus tard 3 mois avant la date du déménagement, vous devez envoyer le cahier des charges aux prestataires consultés pour obtenir des devis. Prenez le temps de faire visiter vos locaux aux entreprises (anciens et nouveaux). Analysez soigneusement les offres pour choisir le déménageur le qui répond le mieux à vos besoins. Tenez compte également des spécificités de chacun pour vous aider dans votre sélection.

Réaliser d’éventuels travaux dans les nouveaux locaux

Si vous avez détecté la nécessité de faire des aménagements dans les nouveaux locaux, il faut les prévoir au plus vite pour faire face aux délais des entreprises de travaux. C’est particulièrement important pour organiser le raccordement au réseau informatique sur le nouveau site. Il est, dans tous les cas, préférable de réaliser les travaux avant l’entrée dans les lieux. Vous aurez assez à faire au moment de l’emménagement sans avoir à gérer des travaux à votre arrivée.

Communiquer avec les salariés pour les rassurer

Plus tôt vos collaborateurs sont informés du déménagement, mieux c’est ! Vous aurez besoin de tout le monde pour mener à bien les opérations. Inutile de rajouter du stress au grand changement qui se prépare en laissant s’installer les bruits de couloir. Pour faciliter le dialogue avec les équipes, il est conseillé de nommer un responsable du déménagement par service ou unité et de prévoir des points d’information réguliers pour préparer vos salariés au déménagement de l’entreprise.

J-60 : anticipation de votre départ

Prévoir d’éventuels travaux dans les locaux que vous quittez

Vous devez en effet anticiper l’état des lieux de sortie et prévoir les travaux nécessaires pour remettre les locaux en état conformément au contrat de bail.

Présenter les nouveaux locaux au personnel

Organiser une visite des nouveaux locaux permettra à vos collaborateurs de se projeter dans leur futur espace de travail. Vous pouvez profiter de l’occasion pour leur transmettre un planning afin qu’ils puissent se préparer au mieux au déménagement.

J-30 : préparation du déménagement

Faire le tri des dossiers

Pour éviter de déménager des documents inutilement, il est important de faire du tri dans les dossiers avant le transfert. Pensez aux archives stockées dans les annexes et prévoyez une destruction des dossiers anciens si nécessaire. De la même façon, les dossiers clos à conserver doivent être triés et clairement identifiés en vue d’un éventuel archivage sur le nouveau site. Les dossiers en cours doivent être traités séparément pour réintégrer rapidement les bureaux après le déménagement.

Gérer l’étiquetage des objets à déménager

Chaque élément à déménager (cartons, caisses, meubles...) doit faire l’objet d’un étiquetage précis mentionnant son origine et sa destination dans les nouveaux locaux. On attribue généralement un code à chaque bureau ou salarié pour identifier clairement des lots à déménager à partir d’un inventaire.

S’occuper de la nouvelle ligne téléphonique et des accès internet

Le transfert de la ligne téléphonique et des accès internet est primordial pour votre entreprise qui doit garder le contact avec ses clients et fournisseurs avant, pendant et après le déménagement. Anticipez le transfert des lignes suffisamment à l’avance avec votre fournisseur pour ne pas subir de blocage.

Effectuer les changements d’adresse

Si le changement d’adresse peut être effectué quelques jours avant pour le transfert du courrier, vous devez prévoir assez tôt la mise à jour de vos supports de communication, cartes de visite et papier à entête. Les administrations devront également informées de votre changement d’adresse en amont du déménagement : URSSAF, services fiscaux…

J-10 : feuille de route et inventaire informatique

Établir une feuille de route personnelle

À quelques jours du déménagement, il est essentiel d’informer le personnel de la façon dont vont se passer les opérations. Un rappel des missions de chacun permettra également de fluidifier le travail.

Réaliser l’inventaire du parc informatique

C’est une mission hautement stratégique pour les entreprises qui sont aujourd’hui totalement tributaires de leur réseau informatique. Vous ne pouvez pas rater cette étape qui doit être préparée en amont pour vous assurer de ne rien laisser passer.

J-1 : bouclage avant transfert

Dernier jour avant l’intervention des déménageurs ! Vous devez vérifier bureau par bureau que tout est prêt à être transféré. Les responsables de services doivent veiller au respect des dernières consignes pour éviter les faux pas.

Le jour J : branle-bas de combat

Les opérations de déménagement interviennent de préférence le week-end ou pendant les congés pour éviter de perturber le fonctionnement de l’entreprise. Pensez à nettoyer les locaux que vous quittez en vue de l’état de lieux de sortie pour ne pas avoir à régler des frais de remise en état des locaux.

J+10 : les dernières formalités administratives

Vous pouvez désormais faire les derniers changements d’adresse, notamment pour le transfert du courrier. N’oubliez pas de prévoir un affichage sur place pour prévenir d’éventuels contacts qui n’du déménagement de l’entreprise.