Choisir une société de déménagement pour son entreprise

Choisir son déménageur

La réussite d’un déménagement d’entreprise est capital pour une société quelque soit sa taille ou son activité. Vous avez trouvé de nouveaux locaux pour votre entreprise et donné votre préavis pour quitter vos locaux actuels ? Et vous êtes bien décidé à prendre une société de déménagement pour faciliter le transfert de votre entreprise. Voici donc venu le moment de rédiger votre cahier des charges pour lancer un appel d’offres afin de trouver un déménageur. Mais à part le prix, quels sont les éléments à prendre en compte dans le choix d’une société de déménagement ? Retrouvez ici quelques conseils et éléments clés à prendre en compte pour bien choisir votre prestataire dans le cadre d’un déménagement d’entreprise.

Les enjeux sont :

  • La productivité de l’entreprise,
  • La conservation des biens de l’entreprise : documents, matériel, machine etc.,
  • Le confort du personnel.

Pensez à la coordination des différents corps de métiers impactés par le déménagement

Un déménagement d’entreprise est un projet complexe nécessitant de nombreuses compétences. Dans la phase préparatoire, vous devez continuer à gérer la production de l’entreprise tout en préparant les équipes au changement et en organisant les opérations pour le jour J.

Les opérations peuvent s’étaler sur plusieurs mois et nécessiter l’intervention de multiples prestataires. Pour mener à bien le transfert, vous allez sans doute devoir recourir à :

  • des entreprises de travaux chargées d’aménager vos nouveaux espaces de travail ou de les adapter à vos besoins ;
  • des spécialistes en informatique et téléphonie, intervenant sur l’infrastructure réseau ;
  • des professionnels de l’archivage chargés d’organiser vos documents importants en vue de leur conservation ;
  • du personnel d’entretien effectuant le nettoyage des nouveaux et anciens locaux.

Pour vous accompagner au mieux durant toutes ces opérations, la société de déménagement que vous choisirez doit donc avoir une vision globale de votre déménagement. Vous devez vous assurer que votre déménageur peut vous conseiller sur l’organisation et l’ingénierie de votre mouvement dans son ensemble. Pour cela, le prestataire doit bénéficier d’une expertise suffisante pour coordonner les différents corps de métier intervenant sur le déménagement.
Les entreprises de déménagement disposent parfois de cellules d’étude et conseil intégrées ou peuvent vous indiquer des partenaires spécialisés pour gérer ces opérations. Pensez-y si vous avez des besoins particuliers concernant l’organisation des opérations en interne, la réalisation d’inventaires, les plans d’implantations ainsi que sur l’aménagement des espaces... La coordination des équipes intervenant dans le cadre du déménagement est un point important qui doit être précisé dans votre cahier des charges et clairement abordé lors de votre analyse des offres.

Ne sous-estimez pas l’analyse des besoins matériels de l’entreprise pour son déménagement

Concernant la phase physique du déménagement, vous devez vous assurer que votre déménageur dispose du savoir-faire et de solutions humaines et techniques pour répondre à l’ensemble de vos besoins spécifiques : objets très lourds type coffre-fort, déplacement des archives, passage par la fenêtre en cas d’accès difficiles, transport d’objets fragiles, prise en charge de l’informatique etc.

Dans certains secteurs professionnels comme dans l’industrie viennent parfois se greffer des problématiques spécifiques de transport et de manutention de machines. Sur ce point, votre cahier des charges doit être le plus précis possible afin de permettre à la société de déménagement d’identifier au maximum les contraintes associées à votre déménagement d’entreprise. Vous devez pouvoir compter sur l’expertise du déménageur pour compléter votre demande si besoin.

Pour répondre au mieux à vos attentes, Les Gentlemen du déménagement utilisent la norme AFNOR NF X 50-815 pour répondre à un appel d’offres. Il s’agit d’une référence pour l’élaboration du cahier des charges et des solutions techniques pour les activités de déménagement d’entreprises. N’hésitez pas à la consulter en vue de la rédaction de votre cahier des charges.

Tenez compte des garanties qualité dont dispose l’entreprise

Outre la norme AFNOR NF X 50-815 spécifique au cahier des charges et aux aspects techniques du déménagement, vous pouvez également vous intéresser aux certifications qualité générales dont dispose la société pour choisir votre déménageur. Nécessitant la mise en œuvre de procédures contraignantes, elles constituent un gage de professionnalisme de la part des intervenants.

Ce sont notamment :

  • la certification ISO 9001 : elle concerne la qualité des services de manière globale et s’applique à tout organisme quels que soient son type, sa taille et ses produits ou services ;
  • la certification ISO 14001 : intéressante pour la limitation des émissions de CO2 et le recyclage du mobilier ou déchets papier éliminés lors du déménagement, elle nécessite la mise en place d’un système de management environnemental dans l’entreprise ;
  • la certification ISO 45001 : elle traite de la santé et de la sécurité au travail, qui est une problématique récurrente dans le déménagement du fait de la manutention de charges lourdes.

L’affiliation de votre déménageur d’entreprise à l’Association Française du Déménagement d’Entreprise (AFDE) est, par ailleurs, un critère de sélection important à considérer. En partenariat avec les professionnels du secteur et des « utilisateurs finaux », l’AFDE a en effet élaboré une charte qualité spécifique pour ses affiliés.

Pour le transfert d’une entreprise, notez cependant que le choix d’un prestataire de déménagement ne peut en aucun cas s’effectuer à partir d’une seule réponse écrite à votre cahier des charges. La société de déménagement doit au préalable se déplacer dans vos locaux (actuels et futurs) afin de pouvoir identifier les enjeux du déménagement et en connaître précisément les contraintes. C’est la condition sine qua non pour qu’elle puisse répondre au mieux à vos attentes. Vous pouvez profiter de cette rencontre préalable avec un responsable de l’entreprise pour en savoir plus sur les moyens (flotte de véhicules, monte-charges, transport de charges et pièces volumineuses…) et l’expérience dont dispose la société de déménagement. N’hésitez pas à demander des références dans votre région et renseignez-vous auprès des entreprises déménagées pour vous assurer auprès d’eux du bon déroulement des opérations. Vous pouvez également saisir l’occasion pour poser des questions spécifiques sur certains points relatifs au déménagement : par exemple, soulever la question du stationnement si vous êtes situé en zone urbaine très dense.

Pour un diagnostic de votre projet, n’hésitez pas à contacter les Gentlemen du déménagement. Implanté partout en France, notre groupe compte 76 entreprises de déménagement indépendantes capables de répondre à vos besoins de transfert d’entreprises partout en France, mais aussi à l’international.