Comment préparer ses salariés au déménagement d’entreprise ?

Pour une entreprise, un déménagement est toujours une opération risquée qui ne peut en aucun cas être improvisée. Il faut pouvoir gérer le changement d’un point de vue commercial et opérationnel mais aussi prendre en compte l’aspect social. C’est d’autant plus vrai lorsque l’entreprise déménage hors de son secteur géographique. Pour préparer vos salariés au déménagement de votre entreprise, vous devez les informer le plus tôt possible et communiquer avec eux durant toutes les étapes préparatoires. Comment vous y prendre pour obtenir l’adhésion de vos équipes en vue du déménagement ? Voici quelques conseils pour préparer vos collaborateurs au changement qui se prépare avec le transfert de votre activité dans de nouveaux locaux.

Déménagement d’entreprise : un changement plus ou moins conséquent selon les circonstances

Plusieurs motifs peuvent conduire une société à vouloir déménager :

  • un besoin de place pour accueillir de nouveaux collaborateurs ou développer votre production ;
  • la recherche d’un emplacement plus adapté ou la nécessité de vous rapprocher de vos partenaires ;
  • le rachat d’entreprise ou un regroupement d’activités ;
  • une réduction de budget nécessitant l’occupation de bureaux moins onéreux...

Selon la situation, la décision de déménager peut être plus ou moins facile à accepter par les équipes. Vous devez donc anticiper au maximum et préparer le personnel au déménagement le plus en amont possible. En cas d’éloignement géographique de vos bases, vous serez peut-être amené à gérer également des ruptures de contrat de travail. Avant d’entreprendre les démarches et de vous lancer concrètement dans le déménagement, vous devez donc bien peser le pour et le contre et, dans tous les cas, consulter votre comité social et économique.

L’indispensable consultation du Comité Social et Economique (CSE) de l’entreprise

Comme tout projet impactant les conditions de travail des salariés, un déménagement doit être porté à la connaissance du Comité Social et Economique (CSE) de l’entreprise. Il s’agit pour les membres du CSE :

  • de pouvoir donner leur avis sur le projet de déménagement ;
  • d’anticiper ses conséquences sur le personnel, notamment en termes de mobilité ;
  • de s’assurer de la conformité des futurs locaux aux règles d’aménagement des espaces de travail (dimensions, température, éclairage...).

Pour éviter d’avoir à gérer un conflit social, il est nécessaire d’obtenir l’avis du CSE sur le projet de déménagement avant toute prise de décision. La participation du CSE à la recherche et au choix des futurs locaux est également souhaitable pour faciliter les démarches et l’adhésion du personnel au projet.

Préparer les équipes au déménagement : une vraie démarche de conduite du changement

Lorsque la décision de déménager est prise et que vous avez trouvé des locaux, vous devez à tout prix chercher à obtenir l’adhésion des collaborateurs. Cela passe par une bonne communication, une implication des équipes dans les choix de l’entreprise et une organisation précise accompagnée de consignes claires pour faciliter la coordination des opérations.

Communiquer durant toutes les étapes de préparation et de mise en œuvre du déménagement

Un déménagement d’entreprise peut être perçu par certains salariés comme une menace. Parmi les sujets problématiques figurent le plus souvent :

  • la distance entre leur lieu d’habitation et les locaux professionnels ;
  • le passage de bureaux cloisonnés à un open space ;
  • la possibilité d’exercer son activité en télé-travail ou non...

C’est pourquoi tout projet de déménagement doit être assorti d’un plan de communication spécifique à destination des salariés. Plus le personnel sera informé en amont, plus avez de chances d’obtenir sa participation et de détecter d’éventuels problèmes afin de pouvoir les régler le plus tôt possible. Vous devez, pour cela, commencer par identifier les risques psychosociaux du projet et pouvoir argumenter pour relativiser les conséquences ou trouver des solutions. Préparez-vous aux objections et montrez-vous compréhensif en cherchant des solutions pour répondre aux inquiétudes.

Les moyens de communication mis en œuvre peuvent être diversifiés et vont dépendre de la taille de l’entreprise :

  • diffusion de photos ;
  • présentation de plans et de maquettes 3D ;
  • création d’un intranet, d’une newsletter interne…

Impliquer les salariés dans le projet de déménagement dès le départ

Pour obtenir l’adhésion du personnel, il est recommandé :

  • d’organiser des visites de chantier dès l’acquisition des nouveaux locaux, mais aussi durant les travaux d’aménagement ;
  • de mettre en place des boites à idées et des votes concernant un élément du projet qui concernent directement les salariés (par exemple, sur les sujets du mobilier et de l’organisation des salles de pause, de la salle de restauration, d’une crèche d’entreprise…) ;
  • de prévoir des évènements de présentation du projet et un pot d’accueil dans les nouveaux locaux après l’emménagement.

Mettre en place des procédures claires pour faciliter les opérations

Quelques semaines avant le déménagement, vous allez avoir besoin de l’aide de vos collaborateurs pour faire les cartons et organiser le transfert des dossiers et du mobilier. Soyez clair sur vos attentes vis-à-vis du personnel et diffusez une feuille de route précise pour faciliter la coordination avec les équipes de déménagement.

L’objectif est de faire en sorte que vos équipes se sentent accompagnées jusqu’à l’emménagement dans les nouveaux locaux. Chacun doit savoir précisément ce qu’il doit faire en vue du déménagement et quand il doit être prêt pour faciliter l’intervention des déménageurs.

Si besoin, prévoyez différentes étapes pour faciliter le transfert le jour J. Les archives pourront par exemple être inspectées en amont pour une éventuelle destruction avant déménagement. Les dossiers à conserver pourront également être traités en amont des affaires en cours. En cas de sous-traitance, il est important que la coordination entre les différents intervenants soit la plus fluide possible.

Outre l’information du personnel à prévoir pour organiser les opérations de déménagement, vous devez donc également prévoir le plus en amont possible des moyens d’échange avec vos collaborateurs pour les préparer au changement. Ce n’est pas une mince affaire et vous avez donc tout intérêt à vous libérer des tâches purement logistiques pour vous consacrer pleinement à cet aspect social du déménagement. Si vous avez décidé de confier le déménagement de votre entreprise à un déménageur, pensez à spécifier dans votre cahier des charges votre besoin de conseils pour coordonner le travail de préparation avec vos équipes. Les Gentlemen du déménagement peuvent également vous conseiller sur l’information du personnel à prévoir en vue du déménagement. Pour en savoir sur nos prestations proposées dans le cadre d’un déménagement d’entreprise, contactez-nous !